Будь то отпуск, командировка или просто отсутствие времени, те, кто какое-то время не может связаться по электронной почте, могут, например, отправить уведомление об отсутствии на работе с помощью Outlook. Мы объясним, как это сделать.
- Любой, кто работает в офисе, вероятно, уже имеет опыт работы с Microsoft Outlook.
- Создание заметки об отсутствии на работе в Outlook: вот как это делается
- Создание правил для заметок об отсутствии на работе
- Если учетная запись электронной почты не поддерживает автоматические уведомления об отсутствии на работе
- Подведение итогов
Любой, кто работает в офисе, вероятно, уже имеет опыт работы с Microsoft Outlook.
Программное обеспечение Office помогает координировать встречи и обрабатывать ежедневный почтовый трафик. Чтобы избежать накопления ненужного почтового трафика во время отпуска или в случае болезни, имеет смысл установить автоматическое уведомление об отсутствии на работе в такие периоды.
Создание заметки об отсутствии на работе в Outlook: вот как это делается
- Для этого нажмите «Файл> Автоматические ответы» в Outlook
- После этого откроется окно, в котором вы укажете период своего отсутствия
- Кроме того, вы можете добавить уведомление об отсутствии на работе в текстовое поле и указать альтернативные контактные адреса для людей, у которых есть неотложные дела
- Нажатием кнопки «ОК» создается уведомление об отсутствии на работе, которое затем появляется в течение указанного периода для всех, кто отправляет электронное письмо на ваш адрес
Создание правил для заметок об отсутствии на работе
В Outlook также можно создавать специальные правила для заметок об отсутствии на работе. В принципе, это означает не что иное, как то, что разные получатели также будут получать разные уведомления об отсутствии на работе – или настроить автоматическую переадресацию для отдельных контактов.
- В Outlook нажмите «Файл > Автоматические ответы«
- Укажите период вашего отсутствия ниже
- Также введите в текстовое поле письменную заметку
- Затем нажмите «Правила» и «Добавить правила» в следующем обзоре
- В поле «От» теперь вы можете добавлять отдельные контакты, к которым должны применяться особые правила
- В полях выбора ниже вы затем укажете, что должно произойти с письмами зарегистрированных контактов. Вы можете выбрать: «Отправить уведомление с помощью», «Удалить«, «Переместить в«, «Скопировать в«, «Переслать«, «Ответить с помощью» или «Настроить«
- Если вы хотите настроить пересылку писем от определенного контакта коллеге, вам просто нужно ввести адрес электронной почты этого коллеги в поле позади «Переслать
Если учетная запись электронной почты не поддерживает автоматические уведомления об отсутствии на работе
Многие почтовые учетные записи, особенно сторонние, не поддерживают функцию автоматического отсутствия. Затем вам может потребоваться создать уведомление об отсутствии на работе непосредственно у соответствующего провайдера и, например, войти в Gmail напрямую для учетной записи Gmail, чтобы создать такое уведомление.
Подведение итогов
- Если вы не можете связаться по электронной почте в течение длительного времени, вам следует разместить уведомление об отсутствии на работе для своих контактов
- В Outlook это работает с помощью «Файл> Автоматические ответы»
- При желании вы также можете установить различные правила для уведомления об отсутствии на работе, например, чтобы письма от определенных контактов автоматически пересылались на другой адрес
- Некоторые сторонние учетные записи электронной почты не поддерживают уведомления об отсутствии на работе в Outlook, и в этом случае вам необходимо отправить соответствующую заметку непосредственно соответствующему поставщику
